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Wiki Movement Brazil User Group/Report/2023/Learning/Capacity Exchange

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Reports

Estudos de Caso

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Segundo semestre

Documentação do CapX

Plano técnico do Capacity Exchange

Introdução

Durante os três primeiros meses do Capacity Exchange, os esforços da equipe estiveram voltados para o planejamento e concomitante desenvolvimento de uma documentação estratégica e operacional do projeto.

Entre junho e setembro de 2023, desenvolveu-se os seguintes documentos: papéis e responsabilidade, plano técnico e plano de comunicação comunitária, que são a base da operacionalização do projeto.

Esse desenvolvimento desencadeou alguns obstáculos e aprendizados que envolveram as diversas partes interessadas, internas e externas ao WMB. Sendo assim, o estudo de caso é uma experiência acumulada, agora compartilhada com a equipe do WMB.

Questão

  1. Em quais capacidades organizacionais houve evolução? Quais precisam ser desenvolvidas ainda?
  2. Como a equipe profissional se sentiu ao longo da realização das atividades planejadas e quais foram os recursos para reflexão e acolhimento adotados pela organização?

Contexto do caso

O Capacity Exchange passou a ser coordenado pelo WMB em junho de 2023, depois de um longo acompanhamento voluntário do projeto pelo grupo. A coordenação selecionou a gestão e a inseriu no projeto alguns meses antes do início oficial. Assim, esperava-se um início acelerado, apesar do atraso da confirmação do pedido de financiamento.

Em que medida se relaciona com o planejamento estratégico e a teoria da mudança do Wiki Movimento Brasil?

O Capacity Exchange se relaciona com a direção “Liderar processos e desenvolver produtos e tecnologias em uma prática autônoma Sul-Sul”.

Já o estudo de caso, tem relação direta com “Fortalecer uma cultura de documentação e compartilhamento de processos e aprendizados, com a criação de espaços formativos”, por se debruçar sobre um processo de planejamento e consequente documentação do projeto.

Quem são as partes interessadas na realização deste caso?

Equipe WMB (Coordenação, gestão de projeto e desenvolvimento técnico), bem como membros de comitê consultivo.

Qual era a meta

Escrever, revisar e validar rapidamente o documento de papéis e responsabilidade, plano técnico e plano de comunicação comunitária do Capacity Exchange.

Quais eram as métricas planejadas?

Com base na data de início do projeto (12 de junho de 2023):

  • Validação do rascunho do documento de Papéis e responsabilidade em até 2 semanas e sua revisão em até 3 semanas.
  • Validação dos rascunhos dos planos técnico e de comunicação comunitária em até 4 semanas e sua revisão em até 5 semanas.

Operacionalização

A gestora do projeto traçou a expectativa de confecção de rascunhos e posterior prazos para os processos de revisão e validação dos mesmos. Posteriormente, implementou essas atividades.

Metodologia

O design e redação dos rascunhos foi feita pela gestora com o apoio da coordenação e, quando necessário, com ativações da área de estrutura do WMB. Houve a consulta de profissionais específicos (como desenvolvedores e comunicadores) para a escrita e/ou revisão de seções específicas, bem como aprimoramento dos documentos; encaminhamento dos documentos para revisão; apresentação e validação em reuniões com o comitê; e por fim, consolidação dos documentos e publicação (quando necessário).

Etapas mais marcantes

O cumprimento da métrica resultava na frustração da expectativa de membros do comitê consultivo (desmarcação de reunião e não entrega de documentação).

Resultados

  • Atendimento da métrica estabelecida para o documento de Papéis e responsabilidade;
  • Atendimento da métrica estabelecida para o plano de comunicação, todavia grande atraso para confecção do plano técnico (duas vezes o prazo estipulado);
  • Os comunicados da gestora de projeto com o Comitê consultivo do Capacity Exchange; os relatórios na SARA.

Balanço:

A execução do planejamento alcançou a meta estabelecida, mas o subdimensionamento da dificuldade de execução do planejamento de um projeto global ambicioso como este fez com que a expectativa de curto tempo para planejamento fosse frustrada.

No caso do documento de Papéis & Responsabilidades e do plano de comunicação comunitária, as métricas foram cumpridas. Já no caso do plano técnico, o planejamento demandou, na prática, processos complexos de ideação, que fez a confecção compreender o dobro do tempo estipulado.

Análise

A execução do planejamento alcançou a meta estabelecida. Os documentos entregues possuem como característica excelência em termos de conteúdo, além de serem complementados por documentos derivados. Por exemplo, o documento de Papéis & Responsabilidades complementa-se por uma matriz de gestão de risco; e o plano de comunicação comunitária, por um manual de identidade visual e protocolo para facilitadores comunitários.

Como se pode potencializar em outras situações equivalentes os aspectos de sucesso?

Desenvolver e aprimorar os modelos excelentes de diferentes documentações.

Em que medida se pode dizer que o caso não foi um sucesso? Por quê?

O atraso da confecção do plano técnico desdobrou-se no atraso da implementação do desenvolvimento do software, que é a espinha dorsal do projeto. Além disso, foi logo no início dessa implementação. Por mais que as outras documentações estivessem completas e sua implementação em pleno funcionamento, o vácuo de planejamento e atividades de desenvolvimento envolvem um risco de desengajamento do comitê consultivo.

Como se pode mitigar em outras situações equivalentes os aspectos de sucesso?

Tornar os processos de planejamento e documentação mais eficientes e menos exigentes da equipe.

Orientação

Houve aprendizado sobre o desenvolvimento de diferentes tipos de documentação organizacional.

No início, houve grande incerteza sobre o formato desses documentos, o que demandou um tempo extra para a busca de modelos e possibilidades, de tentativas e acertos nessa feitura. Especificamente na confecção do plano técnico, houve um descompasso entre as responsabilidades e competências de produção. Isto refletiu na sensação de desorientação por parte da equipe, resultando também no atraso da entrega do plano técnico. O recurso para reflexão e acolhimento é justamente este estudo de caso.

Legado

Quem são indivíduos ou grupos que podem ter interesse neste estudo de caso?

Equipe do WMB, especialmente a equipe de projetos.

Referência documental